Muchas empresas contratan consultoras para crear soluciones automatizadas para sus negocios y el desafío UX se incrementa debido a la complejidad del negocio.
Las empresas tienen la necesidad de automatizarse, y se ha vuelto muy común ver como sus procesos más importantes solo están documentados en hojas de excel o word, lo que no es confiable, ni seguro.
Hace poco experimenté un proyecto dentro del rubro forestal, junto a un cliente que presta servicio a otras forestales relevantes de Chile.
Al momento de iniciar, me topé con que todo lo tenían condensado en un excel y como máximo, sus métricas se encontraban traducidas en un Data Studio, esto me produjo pavor, porque mi asignación era relativamente corta, y las siguientes preguntas vinieron a mi mente…
¿Cómo podría entender este tipo de negocio tan difícil, en tan poco tiempo?, ¿cómo una empresa que hace procesos tan complejos y costosos se puede fundamentar solo en este tipo de documentos?
Para cumplir con la meta, decidimos brindarle al cliente un servicio propio de Zenta, que si bien está bajo la premisa del Design Thinking, se trata de un trabajo colaborativo con el cliente de 10 días, donde pasamos por todas las etapas de dicha metodología, entendiendo el negocio, sus usuarios, competidores, etc. Estábamos allí, codo a codo, trabajando en lograr un resultado que les proporcionará un mejor proceso.
En el camino me hubiera gustado encontrar un artículo donde pudiera aprender sobre este rubro y sus tipos de soluciones. Así que, me di a la tarea de generar este contenido, con base en lo que viví en este proyecto.
¿Cuál era el desafío?
Diseñar e implementar una herramienta digital de gestión integral para control de procesos en: Bodega, mantenimiento y operaciones.
Técnicamente, estamos hablando de un CMMS
Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento o CMMS , es un software que centraliza la información de mantenimiento y facilita los procesos de las operaciones de mantenimiento. Ayuda a optimizar el uso y disponibilidad de equipos físicos como vehículos, maquinaria, comunicaciones, infraestructuras de planta y otros activos. Los sistemas CMMS se encuentran en la fabricación, la producción de petróleo y combustible, la generación de energía, la construcción, el transporte y otras industrias donde la infraestructura física es fundamental. IBM Web
Además, decidimos buscar en el mercado herramientas para entender flujos, diseño, visualización y experiencia del usuario usando las soluciones. Entre ellas podemos encontrar:
¿Qué deseaba resolver el cliente en sus procesos?
Luego de todo el trabajo en colaboración, el análisis realizado y el levantamiento de información, identificamos las necesidades que el cliente necesita solucionar:
1. Flujo de mantenimiento de su maquinaria (tipos de mantenimiento)
2. Inventario (disponibilidad de repuestos o insumos para reparaciones)
3. Control operacional sobre la producción diaria hecha por sus operadores en faena
4. Registro de rendimiento y factor de uso por cada equipo productivo (maquinarias)
Para respaldar este proceso de análisis, el cliente nos compartió varios documentos donde registraban sus procesos de producción y base de datos de las maquinarias pesadas que utilizan en sus actividades forestales. Con relación a esto, quisimos indagar un poco más, y conocer la maquinaria a la que realizaron el proceso de mantenimiento:
1.- Excavadora Garra / 2.- Torre de Madereov / 3.- Excavadora con Cabezal / 4.- Shovel / 5.- Skidder / 6.- Excavadora Slasher / 7.-Excavadora Huinche / 8.- Harvester / 9.- Forwarder
Esto pensado en definir cómo representar a cada una de ellas en la interfaz, para ofrecer un apoyo visual al usuario.
También fue necesario conocer a nivel de negocio el tipo de mantenimiento que se realiza a este tipo de maquinaria para tener una idea de cómo optimizar el proceso de solicitud de mantenimiento. Los cuatro tipos de estrategia de mantenimiento son:
• Mantenimiento correctivo: Se realiza después de que se detecta un problema en el equipo para restaurar las condiciones normales de funcionamiento.
• Mantenimiento Preventivo: Realizado en tiempos planificados o de acuerdo a pautas, para reducir el riesgo de fallas o degradación del rendimiento.
• Mantenimiento basado en riesgos: Se realiza combinando análisis, mediciones y actividades de pruebas periódicas.
• Mantenimiento basado en la condición: Se realiza en función de los resultados del monitoreo y la evaluación de desempeño.
Nuestro cliente suele enfocarse en el mantenimiento preventivo, anticipándose para evitar cualquier desperfecto por el uso diario de la maquinaria. Eso parece sencillo, pero, es importante fijarse en varias reglas, como el horometro de la máquina, para saber a cuantas horas es necesario ejecutar el mantenimiento según el manual de marca de cada una.
Aunque, en muchas ocasiones, las maquinarias eran reparadas al momento , cuando presentaban algún desperfecto en faena, y, lo que hacía complicada la situación era tener los insumos de reparación disponibles en la bodega, ya que normalmente no llevaban ningún registro de los insumos retirados de la misma.
Otro de los escenarios era que el operador de la faena tuviera que desplazarse a la bodega principal, la cual se encontraba bastante lejos, ocasionando pérdida de tiempo y atrasos en el proceso de producción ya planificado para ese día.
Teniendo el conocimiento de todos estos detalles, comenzamos a investigar los flujos, procesos y el diseño de interfaz teniendo como referencia soluciones similares a la que necesitábamos.
Esto nos permitió saber cómo facilitar el Journey del usuario y cómo disponer la información para que el proceso de comprensión del flujo fuera de fácil uso para el usuario.
Desafío adicional
El cliente no tenía ninguna línea de marca definida, nada de branding o imagen de marca, solo el logo. Por lo que en 10 días era imposible consolidar una imagen gráfica o UI kit, teniendo en cuenta el tiempo que estábamos invirtiendo para el levantamiento de información. Para solventar efectuamos un pequeño moodboard con referencia de tipografía, colores, imágenes, etc., para este rubro.
Con todo lo que he mencionado hasta este punto, logramos realizar un prototipo mobile para probar con los operadores de faena, supervisores de mantenimiento, entre otros.
La solución propuesta, contó con un diseño sin muchos aspectos visuales, ya que la prioridad era resolver hipótesis que habían salido durante la investigación.
Falla de maquinaria
• Mostrar el tipo de maquinaria
• Información de la máquina
• Bitácora (revisiones anteriores)
• Ubicación de la maquinaria
• Agregar observaciones
Repuestos o insumos disponibles
• Disponibilidad
• Compatibilidad con otra maquinaria
• Destacar código o marca
• Ubicación y disponibilidad en bodega o faena
Estas fueron algunas de las características que logramos sacar de las actividades co-creativas con cliente. Dicho prototipo se sometió a test y se mejoró la interfaz, logrando proporcionar mayor información sobre sus procesos.
El trabajo ejecutado les permitió saber que necesitaban un UI kit para su producto que le permita escalar su diseño a otras soluciones futuras, disminuyendo los tiempos, optimizando y agilizando la construcción de las mismas.
Por otro lado, se logró:
• Crear el flujo de una orden de trabajo, de acuerdo a los tipos de mantenimiento definidos.
• Entender cómo hacer la carga de datos offline, considerando que no siempre los operadores en faena poseen buena cobertura.
• Comprender el orden en la bodega principal y cómo distribuirlos en las bodegas flotantes.
• Definir la forma de hacer mantenimiento correctivo y comprender el proceso de un mantenimiento inmediato en terreno cuando existe alguna avería.
Todo esto ayudando a llevar un mejor control de las tareas del día, teniendo de forma fácil y segura la información, sin llenar planillas de excel que, si bien sacan de apuros, no es lo mejor para llevar los procesos de una empresa.
Para finalizar, me gustaría dejar una lista de términos que aprendí en mis días de exploración e investigación con cliente, seguro te ayudarán si llegas a trabajar con esta industria:
• MTBF (Tiempo Medio Entre Fallos): Es una medida de la fiabilidad de un producto o sistema, representando el tiempo promedio entre fallos reparables. Un MTBF más alto indica un sistema más fiable.
• MTTR (Tiempo Medio de Reparación/Recuperación/Resolución/Respuesta): Esta métrica tiene varios significados, incluyendo el tiempo promedio para reparar un sistema, el tiempo promedio para recuperarse de un fallo, el tiempo promedio para resolver completamente un fallo, y el tiempo promedio desde que se recibe una alerta hasta que se comienza a trabajar en la incidencia.
• MTTA (Tiempo Medio de Confirmación de Recepción): Es el tiempo promedio desde que se activa una alerta hasta que alguien comienza a trabajar en la incidencia.
• MTTF (Tiempo Medio Sin Averías): Tiempo promedio que un producto tecnológico funciona sin fallos no reparables, y se usa para evaluar la duración promedio de productos y sistemas con una vida útil más corta.
• Equipos de trabajo: Puede representar un team, línea de trabajo o frente de trabajo.
• Frente de trabajo: Puede relacionarse a actividades de procesamiento, volteo, madereo-Equipo clasificado.
• HCR: Hoja de control de riesgo, se hace al inicio de cada trabajo, podría contener campos asociados a (Recursos, incidentes potenciales, medidas de seguridad).
• ARD: Análisis de riesgo diario.
• EPP: Equipo de protección personal.
Referencias:
Ref 2: https://www.recambiosdemaquinariaop.com/mantenimiento-maquinaria-pesada/