Procedimiento de atención de derechos ARCO

El presente documento establece el flujo oficial para la administración, tratamiento y protección de datos personales dentro de Zenta Group, en estricto cumplimiento de la Ley N° 21.719 en Chile. Este procedimiento regula todas las operaciones realizadas a través de los entornos de productividad del ecosistema corporativo de Google Workspace, incluyendo principalmente:

• Gmail: Comunicaciones internas, externas y notificaciones oficiales.
• Google Drive: Almacenamiento, indexación y repositorio central de archivos.
• Google Docs / Sheets: Generación de documentos corporativos, reportes, planillas y actas de trabajo.

Para efectos del presente documento se entenderá por:

• Derechos ARCO: Son derechos conferidos a los titulares de datos para proteger sus datos personales. Su nombre hace referencia a la inicial de cada uno de estos derechos: derecho de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición. Estos derechos los ejerce el titular directamente ante el o los responsables que estén tratando sus datos.

Los derechos ARCO tienen las siguientes características:

• Personales: Sólo pueden ser ejercidos por el titular, actuando por sí o a través de su representante legal o mandatario, según corresponda. Excepcionalmente, en el caso de fallecimiento del titular de datos, pueden ser ejercidos por los herederos de éste, con ciertas limitaciones.
• Intransferibles.
• Irrenunciables y no pueden limitarse por ningún acto o convención: Cualquier cláusula, acto o convención, contrato o declaración de voluntad que tenga por objeto limitar o suprimir el ejercicio de estos derechos es nula y de ningún valor.
• Gratuitos: por regla general, el responsable no puede exigir un pago como condición para cumplir con estos derechos. No obstante, el responsable puede exigir el pago de los costos directos en que incurra, cuando el titular ejerza el derecho de acceso y el derecho a la portabilidad más de una vez en el trimestre.

El procedimiento interno que se realizará para atención de derechos ARCO corresponde al siguiente:

1.Recepción y Registro Centralizado:Día 1.

Canal exclusivo y gratuito el cual se encuentra en la plataforma de Zenta. Cada solicitud que ingrese debe registrarse de inmediato en una bitácora o ticketera interna, asignándole un número de folio único para asegurar la trazabilidad del reloj legal.

2.Verificación de Identidad (Filtro de Admisión):Días 1 a 2.

Los derechos ARCO son personalísimos. Debes validar la identidad del solicitante mediante el correo de Zenta . Si actúa a través de un tercero, se debe exigir un poder notarial o mandato representativo explícito. Si faltan datos, se le debe requerir la subsanación de inmediato.

3.Activación de Bloqueo Temporal (Si aplica):Días 2 a 3.

La nueva ley introduce el Derecho de Bloqueo. Si el titular solicita una rectificación, supresión u oposición, tiene derecho a pedir que se congele temporalmente el uso de sus datos mientras se resuelve el fondo del requerimiento. El área técnica debe marcar el registro como "Bloqueado" en los sistemas.

4.Evaluación Interna y Búsqueda de Datos:Días 3 a 8.

Derivar el requerimiento a las áreas correspondientes (TI, RRHH, Marketing, etc.). Se debe analizar la factibilidad legal de la solicitud:

• Acceso/Portabilidad: Extraer todos los datos del titular en formatos estructurados.
• Rectificación: Modificar los datos erróneos o desactualizados.
• Supresión/Oposición: Evaluar si existe una obligación legal o contractual que te impida borrar la información (por ejemplo, emitir facturas, leyes laborales, plazos tributarios). Si no hay excepción, se procede al borrado seguro.

5.Redacción de la Resolución y Aprobación:Días 9 a 12.

El Oficial de Cumplimiento o Encargado de Datos redacta la respuesta formal. Esta debe ser clara, fundamentada jurídicamente en caso de rechazo parcial o total, y explicar qué medidas se tomaron. Si el caso es sumamente complejo, este es el momento para notificar formalmente al titular que usarás la prórroga legal por otros 15 días hábiles.

6.Notificación Formal y Cierre:Días 13 a 15.

Enviar la respuesta al titular a través del medio que este haya elegido. Si la solicitud fue aprobada, se levanta el bloqueo temporal y se confirma la ejecución definitiva (los datos fueron eliminados, corregidos o entregados). El ticket se cierra en la bitácora registrando la evidencia del envío.